Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bí quyết lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp. Và để có một sự kiện thành công thì trước hết phải có một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn hảo .Việc tổ chức những sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn, hội thảo, triển lãm… ngày càng gia tăng cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức, doanh nghiệp.

Kế hoạch tổ chức sự kiện

 Xác định mục đích của kế hoạch tổ chức sự kiện : Cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì ? ( như mục đích tổ chức Sự kiện Khởi công dự án hoặc ý nghĩa việc Khánh thành đưa Nhà máy vào hoạt động hoặc Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo, ....) để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình.  

* Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện ( như gặp gỡ trao đổi, giao lưu với bạn hàng, đối tác, với các cơ quan truyền thông, các cơ quan công quyền, thúc đẩy hơn nữa thông tin đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ..... ) Ngoài ra Kế hoạch và ngân sách cũng là một căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu đạt được.

 * Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn. 

 * Xác định ngân sách: Giúp khách hàng có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra. 

 * Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình : Giúp khách hàng và Công ty Tín Phát có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn cho việc  triển khai chi tiết

* Thiết lập nhóm làm việc : Là cần thiết để phối hợp với Công ty Tín Phát trong các việc cung cấp thông tin, các yêu cầu,  duyệt ý tưởng, kịch bản, thiết kế, hạng mục và triển khai tại địa điểm Tổ chức Sự kiện.

* Địa điểm: Phối hợp với Công ty Tín phát khảo sát, Tham quan địa điểm, xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia, chọn địa điểm.